4. Emissão de documentos

4.1 O que é

É onde a clínica emite os quatro documentos médicos do dia a dia: receituário, atestado, laudo e solicitação de exame.

Cada um pode ser assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil. A assinatura libera o download do PDF assinado, a validação pública pelo QR Code impresso nele e o envio ao paciente por WhatsApp.

4.2 Receituário

Em “Receituários”, no grupo “Emissão de documentos” do menu lateral, o + abre a emissão. Ela pede paciente, tipo do receituário, data de emissão, travada no dia atual, e a lista de medicamentos.

4.2.1 Os cinco tipos

São eles: Branco Simples, Branco Especial, Controle Especial, Receita A (Amarela) e Receita B (Azul).

Só o Controle Especial sai em duas vias sozinho, uma que fica retida na farmácia e outra que volta com o paciente. Ele também acrescenta no papel os quadros de identificação do emitente e do paciente que a Portaria SVS/MS 344/98 exige. Nos outros quatro tipos o documento sai numa via só.

No menu ao lado do botão “Imprimir” dá para escolher 1 ou 2 vias em qualquer tipo de receituário.

4.2.2 Os medicamentos

Cada medicamento tem nome, forma farmacêutica, concentração, via de administração, posologia, quantidade, com o campo opcional “por extenso”, e orientações.

O nome do medicamento tem busca automática em duas etapas. Primeiro no que a própria clínica já prescreveu antes, com a posologia memorizada. Depois na base CMED/ANVISA, que cobre o remédio que a clínica ainda não prescreveu nenhuma vez. Digitar livremente também funciona, para um item que não está em nenhuma das duas listas.

Escolher uma sugestão da busca já preenche concentração, forma farmacêutica e posologia.

4.2.3 Modelos de receita

Para não digitar sempre os mesmos medicamentos, o botão “Salvar como modelo”, acima da lista, grava os itens já preenchidos com um nome escolhido na hora.

“Modelos” reabre a lista do que foi salvo. Aplicar um modelo substitui os medicamentos da receita em edição pelos do modelo, e troca também o tipo de receituário para o do modelo. A confirmação só aparece quando há algo digitado para perder.

O ícone de lixeira ao lado de cada modelo apaga o modelo. Receitas já emitidas com ele não mudam.

4.3 Atestado

Em “Atestados”, a emissão pede o paciente e o tipo de afastamento: Trabalho, Escola ou Outros.

O afastamento pode ser lançado de duas formas: por dias, com a quantidade e, se você quiser, a data de início; ou por horário, com início e fim no mesmo dia.

Uma descrição curta completa o documento. O CID é opcional, atrás do interruptor “Informar CID”.

4.4 Laudo

Em “Laudos”, escolha o tipo: Médico, de Exame, Psicológico, Fisioterápico ou Outro. Depois preencha um título e o corpo do laudo, num editor de texto com negrito, itálico, sublinhado e listas. O CID também é opcional aqui.

4.5 Solicitação de exame

Em “Solicitação de exames”, preencha a indicação clínica, no mesmo editor de texto, e a lista de exames pedidos. A lista sai numerada no PDF, na ordem em que aparece na tela.

“Adicionar exame” cria uma linha em branco. As setas ao lado de cada linha reordenam a lista. O nome do exame tem busca automática pelo que a clínica já solicitou antes, e digitar um exame novo também funciona.

4.5.1 Kits de exame

Um kit reúne os exames que o profissional sempre pede juntos, como “Exames cirurgia LCA joelho direito”.

O cadastro fica em “Kits de exames”, um atalho da tela Meu Perfil. Ele não está no menu lateral porque o kit é de cada profissional, não da clínica. Cada kit tem nome, a lista de exames na ordem em que vão sair na solicitação e o interruptor “Ativo”.

Na emissão da solicitação, o botão “Usar kit de exames” despeja os exames do kit escolhido na lista, acrescentando o que falta e pulando o que já estava lá.

Solicitações já emitidas não mudam se o kit for editado ou apagado depois, porque o kit só copia os exames no momento do uso.

4.6 Assinatura digital ICP-Brasil

Depois de emitido, qualquer um dos quatro documentos pode ser assinado. O botão “Baixar PDF assinado”, na tela de detalhes, gera o PDF no servidor e assina com certificado ICP-Brasil A1.

4.6.1 De quem é o certificado

A primeira escolha é sempre o certificado do profissional que emitiu o documento. Quando ele tem um certificado A1 válido cadastrado, é esse que assina.

Quando ele não tem certificado nenhum, o sistema usa o certificado da clínica, cadastrado em Minha Empresa. É o caso da clínica que compra um certificado único em vez de um por profissional.

Quando o certificado do profissional existe mas está vencido, a assinatura é recusada e não cai para o da clínica. A troca calada mudaria quem assina juridicamente o documento sem o profissional perceber. Quem está com o certificado vencido precisa renovar.

Sem certificado do profissional e sem certificado da clínica, ou com o da clínica vencido, a assinatura também é recusada, sempre com o motivo exato na mensagem.

Quem dispara a assinatura é o profissional dono do documento ou um Admin da clínica. Quem clica não muda a escolha do certificado: ela sai sempre da regra acima, olhando o profissional responsável pelo documento.

4.6.2 O que sai no PDF

A última página traz um carimbo visível com o nome do titular do certificado, a data da assinatura e o QR Code de validação.

Junto vai a assinatura criptográfica embutida, que qualquer leitor de PDF compatível valida contra a cadeia ICP-Brasil. O Adobe Reader é um exemplo.

4.6.3 Documento assinado não se edita

Para corrigir algo depois de assinado, o caminho é cancelar o documento, com motivo obrigatório, e emitir outro no lugar.

4.7 Validação pública pelo QR Code

Ler o QR Code do PDF assinado, ou acessar o endereço impresso ao lado dele, abre uma página pública, sem login, que confirma a autenticidade. Ela mostra o titular do certificado, o CPF mascarado, o identificador do certificado, a data e a hora da assinatura e a validade do certificado usado.

Essa página não mostra nenhum conteúdo clínico. Não aparece diagnóstico, nem medicamento, nem o corpo do laudo. Ela prova que o documento foi assinado digitalmente no MedlyCare, e não substitui abrir o PDF para ler o conteúdo.

4.8 Reimpressão

Cada clique em “Imprimir” fica registrado, com quem imprimiu e em que momento. Isso vale desde a primeira impressão e para toda reimpressão seguinte do mesmo documento.

4.9 Enviar ao paciente por link

Depois de assinado, aparece o botão “Enviar por WhatsApp”. Ele abre o WhatsApp com uma mensagem pronta e um link de download.

Quem recebe o link informa os últimos 4 dígitos do próprio CPF para liberar o PDF. É a trava contra o link cair na mão errada.

Depois de 5 tentativas erradas o link é bloqueado e passa a recusar qualquer CPF. Para destravar, a clínica clica em “Enviar por WhatsApp” de novo, o que gera um link novo e zera as tentativas.

Um link não usado expira sozinho em 30 dias.

Quando o paciente não tem telefone cadastrado, o botão copia o link para a área de transferência em vez de abrir o WhatsApp, para a clínica mandar por outro canal.

4.10 O que costuma confundir

Certificado vencido do profissional não cai para o da clínica. A clínica só assina no lugar do profissional quando ele não tem certificado nenhum. Com um certificado próprio vencido, a assinatura é recusada até ele renovar.

Quem clica não muda quem assina. Um Admin pode disparar a assinatura, mas o certificado escolhido continua saindo do profissional responsável pelo documento, ou da clínica, quando ele não tem o dele.

Documento assinado não se edita. Não existe tela de correção depois da assinatura. O caminho é cancelar, com motivo, e emitir outro.

Só o Controle Especial sai em duas vias sozinho. A Receita A (Amarela) e a Receita B (Azul) também são receituários controlados, mas usam o talonário numerado fornecido pela vigilância sanitária. O sistema não reproduz esse talonário, então elas saem como uma via comum e o profissional transcreve o conteúdo para o talonário à parte.

O QR Code prova autenticidade, não mostra o conteúdo. A página pública de validação confirma que o documento foi assinado no MedlyCare, e nunca exibe diagnóstico, medicamento ou o texto do laudo.

“Enviar por WhatsApp” só aparece depois de assinado. Antes disso não existe PDF assinado para gerar o link.

Kits de exame ficam no perfil do profissional, não no menu lateral. O cadastro está em Meu Perfil porque o kit é de cada profissional, e não um cadastro compartilhado da clínica.