7. Conta, empresa e configurações

7.1 O que é

É onde a clínica se configura por dentro: os dados que aparecem nos documentos emitidos, quem entra no sistema e o que cada pessoa enxerga, o certificado digital usado para assinar e as preferências que mudam o comportamento do sistema para todo mundo.

É também onde cada pessoa cuida do próprio cadastro, troca a senha esquecida e conversa com os colegas pelo chat interno.

7.2 Dados da clínica e logotipo

“Minha Empresa” fica no menu lateral e aparece só para quem tem o perfil de Administração.

A aba “Dados” reúne o cadastro da clínica: razão social, CNPJ, responsável pela clínica, e-mail, telefone e WhatsApp, duração padrão da consulta em minutos e o endereço completo. O CEP preenche o resto do endereço sozinho. O lápis no canto inferior abre o formulário de edição com os mesmos campos.

A foto no topo da página é o logotipo. Tocar nela abre o seletor de imagem para trocar, e aceita JPG e PNG.

Esse logotipo aparece no cabeçalho de todo documento gerado pelo sistema: receituário, atestado, laudo, solicitação de exame, prontuário e a impressão da agenda. Ao lado dele vão o nome, o endereço, o telefone e o CNPJ da clínica.

7.3 Preferências da clínica

Ainda na aba “Dados”, abaixo do cadastro, uma série de interruptores muda o comportamento do sistema para a clínica inteira. Cada um salva sozinho ao ser acionado.

Agenda por profissional. Liga uma agenda própria para cada profissional, com horário de atendimento individual. Agendamento fora desse horário, ou durante férias e bloqueios, passa a ser recusado. Desligado, a clínica usa uma agenda única e qualquer horário é aceito para qualquer profissional.

Chat interno. Libera a janela de mensagens entre usuários da clínica. Desligado, a janela some para todo mundo. Há uma seção própria sobre ele mais abaixo.

Gravador da consulta. Libera, na tela de atendimento, gravar a conversa com o paciente e transcrever para o prontuário.

Agendamento retroativo. Permite marcar uma consulta com data e hora já passadas, o que ajuda em convênios que exigem lançar o atendimento retroativamente. Desligado, que é o padrão, só aceita horário futuro.

Falta consome sessão de pacote. Quando ligado, marcar o paciente como falta desconta uma sessão do pacote dele, do mesmo jeito que um atendimento finalizado.

Expurgo do chat interno. Quantos dias uma mensagem do chat fica guardada antes de ser apagada de verdade, automaticamente, todo dia. O padrão é 90 dias. Zerar esse número desliga o expurgo, e nenhuma mensagem é apagada sozinha.

7.4 Certificado digital A1

O sistema aceita certificado digital A1, em arquivo .pfx ou .p12 com senha, em dois lugares diferentes:

1. Da empresa, na aba “Certificado” de Minha Empresa.
2. Do profissional, na seção “Certificado” de Meu Perfil. O Admin também pode cadastrar por ali, abrindo o cadastro de outro usuário na tela de Usuários.

Nos dois lugares o formulário é o mesmo: escolher o arquivo, digitar a senha e enviar. Enviado, a tela mostra o titular do certificado e a data de validade, e os botões “Substituir” e “Remover” ficam disponíveis. Um arquivo já vencido é recusado no próprio envio.

7.4.1 Qual dos dois assina

A regra vale igual para os sete documentos assináveis: prontuário do atendimento, prontuário do paciente, ficha, receituário, atestado, laudo e solicitação de exame.

1. O profissional tem certificado válido. Assina o dele.
2. O profissional não tem certificado nenhum. Assina o da clínica, se ele existir e estiver válido. É por isso que a clínica pode comprar um certificado único em vez de um por profissional.
3. O profissional tem certificado, mas vencido. A assinatura é recusada, e não cai para o da clínica. A troca calada mudaria quem assina juridicamente o documento sem ele perceber. O caminho é renovar.
4. Não existe nenhum dos dois, ou o da clínica está vencido. A assinatura é recusada, com o motivo na mensagem.

7.5 Usuários e perfis de acesso

“Usuários” e “Perfis”, no menu lateral, também aparecem só para quem tem o perfil de Administração.

7.5.1 Cadastrar um usuário

Em “Usuários”, o + abre um cadastro novo. Ele pede login, registro profissional, e-mail, senha, telefone, WhatsApp e os perfis vinculados.

Pede também a marcação “é profissional de saúde”, que libera o botão “Atender” na fila e na agenda para essa pessoa, as preferências de visão da agenda e do calendário, se ela pula os dias sem atendimento, o formato padrão do prontuário, corrido ou SOAP, e o endereço.

Um cadastro já existente abre em modo de visualização. O menu no canto superior esquerdo dá acesso a “Editar”, “Habilitar” ou “Desabilitar”, e “Excluir”, que pede uma justificativa antes de confirmar.

7.5.2 Nome do perfil e categoria

Em “Perfis”, cada perfil tem um nome livre, escolhido pela clínica, como “Recepção da manhã”, e uma categoria. É a categoria que define o que a pessoa enxerga no sistema.

Um usuário pode ter mais de um perfil ao mesmo tempo.

7.5.3 O que cada categoria enxerga

As categorias são: Administração, Recepção, Profissional de saúde, Fisioterapia, Psicologia e Medicina.

As três últimas são variações de Profissional de saúde, com pequenos ajustes. Fisioterapia enxerga também a agenda de outros fisioterapeutas da clínica. Medicina só vê, no histórico de um paciente, os atendimentos feitos pelo próprio médico, e é a única categoria que pode compartilhar o histórico de atendimentos com outro profissional, como explica o módulo 2.

Só quem tem a categoria Administração vê e acessa Usuários, Perfis e Minha Empresa.

A Recepção não emite documento médico, nem vê o histórico de atendimento ou a anamnese do paciente. Os módulos 2 e 3 detalham isso.

7.5.4 A empresa nunca fica sem administrador

O sistema recusa qualquer ação que deixasse a clínica sem ninguém para administrá-la. Inativar ou excluir o último usuário com perfil de Administração ativo é bloqueado, e tirar a categoria Administração do último perfil que a tem também.

O aviso é o mesmo nos dois casos: “Esta é a última pessoa que administra a empresa. Vincule o perfil de administrador a outro usuário ativo antes de seguir.”

Antes de mexer no próprio acesso de administrador, garanta que outra pessoa já tenha esse perfil.

7.6 Meu Perfil

Em “Meu Perfil”, cada usuário cuida do próprio cadastro. A foto se troca tocando nela. O botão “Editar perfil” abre nome, e-mail, registro profissional, telefone, WhatsApp, endereço e as mesmas preferências de visão de agenda, calendário e formato do prontuário que existem no cadastro de usuário. O login não pode ser alterado.

Para quem tem perfil de Administração ou Profissional de saúde, a tela mostra também o certificado digital A1 próprio e atalhos para os kits de exame, os modelos de formulário, os modelos de documento e os horários de atendimento da pessoa.

O botão “Sair”, no fim da página, encerra a sessão.

7.7 Recuperar a senha

A senha de um usuário é definida uma vez, no momento em que o cadastro é criado. Depois disso, a única forma de trocá-la é pelo link “Esqueci a senha”, na tela de login.

Informado o e-mail, o sistema sempre responde que, se o e-mail estiver cadastrado, um link chega em instantes. A resposta é a mesma mesmo quando o e-mail não existe, para não dar pista de quais e-mails estão cadastrados. Se o mesmo e-mail estiver em mais de uma clínica, chega um link para cada conta.

O link expira em 1 hora e só pode ser usado uma vez. Abrindo um link vencido ou já usado, a tela avisa o motivo e oferece o botão para pedir um novo.

A nova senha precisa ter ao menos 8 caracteres e combinar pelo menos três destes quatro tipos: letra minúscula, letra maiúscula, número e caractere especial. Um indicador de força mostra em tempo real quais critérios já foram atendidos.

7.8 Chat interno

Quando a clínica liga o chat interno, um botão flutuante com o ícone de balão de conversa aparece no canto da tela, em qualquer lugar do sistema, com um contador de mensagens não lidas. Tocar nele abre a janela do chat, que pode ser arrastada para outro canto pela barra do topo.

Dentro da janela, “Conversar com…” busca um colega da clínica para começar uma conversa nova. A lista abaixo mostra as conversas já existentes, com uma prévia da última mensagem e a contagem de não lidas. Quando a última mensagem foi sua, a prévia vem com “Você:” na frente.

As conversas são sempre entre duas pessoas. Não existe conversa em grupo.

Mensagens mais antigas que o prazo configurado pela clínica são apagadas de verdade, automaticamente, todos os dias.

7.9 Aviso de nova versão

Quando uma versão nova do sistema fica disponível, uma faixa aparece no topo da tela, seja na de login ou já dentro do sistema. Nunca é um pop-up que bloqueia a tela.

O texto é “Versão [número] do MedlyCare disponível.”, com dois botões: “Atualizar agora” e “Depois”. Adiar guarda essa escolha até a próxima vez que uma versão nova aparecer.

Ao atualizar agora, se houver algo digitado no descritivo de um atendimento em aberto que ainda não foi salvo, o sistema tenta salvar sozinho antes de recarregar a página. Só se isso falhar, por falta de conexão por exemplo, aparece um aviso perguntando se a pessoa quer mesmo atualizar e perder o que foi digitado.

7.10 O que costuma confundir

Senha só se define na criação do usuário. Depois de criado, não existe uma tela para o Admin redefinir a senha de outra pessoa. A única forma de trocar é pelo “Esqueci a senha”, inclusive para o próprio usuário.

Nome do perfil e categoria são coisas diferentes. O nome é livre e escolhido pela clínica. Quem decide o que a pessoa enxerga é a categoria escolhida ao lado. Dois perfis com nomes diferentes e a mesma categoria dão exatamente o mesmo acesso.

O certificado da clínica é reserva, não substituto. Ele assina só quando o profissional não tem nenhum certificado cadastrado. Se o certificado do profissional existe e está vencido, a assinatura é recusada em vez de cair para o da clínica.

A trava do “último administrador” aparece em mais de um lugar. Tanto inativar ou excluir o usuário quanto tirar a categoria Administração do perfil dele são bloqueados, com o mesmo aviso, se essa for a única pessoa administrando a clínica.

O aviso de versão nova nunca interrompe um atendimento. Ele é sempre uma faixa, nunca um pop-up bloqueante, e espera o descritivo em aberto ser salvo antes de recarregar a página.