1. Agenda e fila de espera

1.1 O que é

A Agenda é onde a clínica marca as consultas do dia a dia: quem vem, com qual profissional e em qual horário.

A Fila de Espera é o passo seguinte. O paciente que chegou na clínica entra nela e espera até o profissional chamar. Ninguém precisa de senha de papel nem de alguém controlando a ordem de chegada na mão.

As duas telas ficam lado a lado no menu porque uma alimenta a outra. Um agendamento confirmado vira uma entrada na fila com um clique.

1.2 Agendar uma consulta

Na Agenda, toque no + do canto inferior direito ou clique num horário livre do calendário.

1.2.1 Os campos do formulário

Paciente. Busque pelo nome. Se ele ainda não tem cadastro, o + ao lado do campo abre um cadastro rápido sem sair do agendamento.

Profissional. Quem vai atender. Quem só atende a própria agenda já vê o próprio nome preenchido e não escolhe outro.

Horário de início e duração. A duração já vem sugerida. O valor sugerido é o padrão configurado da empresa, ou o intervalo do tipo de consulta escolhido. Você pode digitar outro valor em minutos.

Tipo de consulta. Quando a clínica cadastra tipos, como “Retorno” ou “Avaliação”, escolher um pinta o bloco na agenda com a cor daquele tipo e ajusta a duração sugerida.

Pacote de sessões. Se o paciente tiver sessões de um pacote a descontar, o campo já vem pré-marcado. Dá para trocar de pacote ou marcar “cobrar à parte”.

Observações. Texto livre, visível para quem administra a consulta.

1.2.2 Salvar

Salvar pede uma confirmação antes de gravar.

Se já existir um agendamento para o mesmo paciente, com o mesmo profissional e no mesmo horário de início, o sistema avisa e não deixa duplicar.

Duas pessoas marcando o mesmo horário do mesmo profissional ao mesmo tempo, na recepção, no portal ou na vitrine, também não viram duas consultas. O sistema segura uma e avisa a outra de que o horário acabou de ser ocupado. A fisioterapia, que aceita mais de um paciente por horário, continua assim.

1.3 Reagendar arrastando no calendário

Na visão de Calendário, arraste o bloco do agendamento para outro horário, como no Google Agenda. Funciona nas três visões. Na visão de mês, arrastar muda o dia e o horário vai junto. Puxar a borda de baixo do bloco muda só a duração.

Quando o novo horário não é aceito, o bloco volta sozinho para o lugar de origem. Isso acontece se houver conflito com outro agendamento, se o profissional estiver de férias ou se o horário estiver fora do expediente cadastrado. A tela nunca mostra um horário que não foi realmente salvo.

Agendamento cancelado, marcado como falta ou já finalizado não se arrasta. Nesses casos o clique só abre a consulta. O mesmo vale para o pedido de agendamento que ainda espera resposta, descrito mais abaixo.

Arrastar muda só o horário. O pacote de sessões, o “cobrar à parte”, o valor combinado na hora e o número da sessão avulsa continuam exatamente como estavam.

1.4 Recorrência

Ao criar um agendamento, marque “Repetir” para abrir uma consulta que se repete. Ela pode ser diária, semanal ou mensal, com o intervalo entre as repetições e o número de sessões. Na repetição semanal, você escolhe em quais dias da semana. A opção existe só na criação, não na edição.

Editar, cancelar ou excluir um agendamento que faz parte de uma série sempre pergunta o alcance da ação: só esta sessão, esta e as seguintes, ou toda a série. É a mesma escolha que o Google Agenda oferece.

1.5 Bloqueio de horário

Férias, licença, congresso, feriado e reunião não se cadastram na Agenda. O cadastro fica na tela de perfil do profissional. Cada profissional cadastra o bloqueio dele, e o Admin cadastra o de qualquer um.

Criado o bloqueio, ele aparece sozinho na Agenda como uma faixa de fundo laranja no período, com o motivo no rótulo.

Bloquear não cancela as consultas que já estavam marcadas dentro do período. O sistema mostra a lista de quem tem hora marcada ali, com telefone, um atalho para avisar por WhatsApp com a mensagem de remarcação já pronta, e um atalho para abrir o agendamento e remarcar. Quem liga ou escreve para o paciente continua sendo a clínica. O sistema só organiza a lista.

1.6 Confirmação de agendamento

Um agendamento recém-criado nasce como agendado. O botão Confirmar muda o status para confirmado, normalmente depois que o paciente respondeu que vai comparecer. Outro botão gera um link de confirmação e abre o WhatsApp do paciente com a mensagem pronta.

O agendamento pode ser cancelado a qualquer momento, mesmo já confirmado. Se o cancelamento foi engano, ou se o paciente apareceu mesmo tendo recusado pelo link, dá para reabrir, desde que o horário ainda esteja livre.

1.7 Central de confirmações

A tela Confirmações, no menu, mostra a fila de lembretes de consulta do dia. Cada linha traz hora, paciente, telefone e profissional, e a recepção avisa o paciente com um clique, sem abrir agendamento por agendamento. Ela aparece para o Admin, a recepção e o Profissional, e só quando a clínica ligou os lembretes de consulta. O Profissional vê apenas as consultas dele. Admin e recepção veem a clínica inteira.

1.7.1 Ligar os lembretes

Em Minha Empresa, na seção Lembretes de consulta, o Admin liga os lembretes automáticos e escolhe a Antecedência, de 1 a 14 dias, e a Hora da fila. A partir daí o sistema monta a fila sozinho, todo dia, no horário escolhido. Consulta que começa em menos de 1 hora não entra.

Na mesma seção há três opções a mais, cada uma com o seu interruptor:

• E-mail automático. O paciente que tem e-mail cadastrado recebe o lembrete por e-mail na mesma hora em que a fila é montada, com os botões “Confirmar presença”, “Não poderei comparecer” e “Adicionar ao calendário”. O WhatsApp continua sendo o canal principal, e o e-mail nunca o substitui.
• Segundo aviso no dia anterior. Quem recebeu o primeiro lembrete e ainda não respondeu ganha um segundo aviso, marcado como “2º aviso” na fila.
• Envio automático pela extensão do WhatsApp Web. Veja a seção seguinte.

1.7.2 Avisar os pacientes

1. Abra Confirmações. A fila mostra o dia de hoje. As setas e o seletor de data andam o período, que pode ter até 31 dias.
2. Em Enviar pelo WhatsApp, o sistema abre a conversa com a mensagem já preenchida e registra quem enviou. Enviar próximo leva direto à consulta seguinte que ainda não foi avisada. A tecla N faz o mesmo.
3. Quando o paciente responde pelo link, a resposta aparece na tela em menos de um minuto, e o mesmo ícone aparece no card da consulta na agenda.

Os contadores do topo (Aguardando envio, Enviados, Confirmados, Não poderão comparecer, Sem resposta, Sem contato e Canceladas/remarcadas) funcionam como filtro. Clicar em um mostra só aquele grupo, e clicar de novo tira o filtro. Uma barra mostra quantos lembretes do período já foram processados.

Em Mais ações, em cada linha, ficam Copiar mensagem, Marcar como sem contato, Reabrir e Abrir agendamento. Consulta cancelada ou remarcada depois de entrar na fila sai da lista sozinha. O menu mostra quantos lembretes ainda faltam enviar hoje.

1.7.3 Envio automático pela extensão

A extensão do WhatsApp Web, para Chrome e Edge, esvazia a fila sozinha enquanto o WhatsApp Web está aberto no computador da recepção. O Admin liga o envio automático em Minha Empresa, depois de ler e aceitar um aviso de risco: o envio automatizado não é permitido pelos termos de uso do WhatsApp, e existe risco de o número ser bloqueado. Por isso a recomendação é usar um número secundário da clínica.

Para conectar um computador, use Parear novo computador na Central. O sistema mostra um código de pareamento que vale 10 minutos e serve uma vez, e o guia Como instalar explica o resto. O envio respeita o horário que a clínica definiu em “Envia a partir das” e “Envia até as”, um limite de mensagens por hora e uma pausa entre os envios. Três falhas seguidas pausam o envio por 30 minutos.

O painel Extensão do WhatsApp Web, no topo da Central, mostra se o envio está conectado, pausado ou sem contato, quantos lembretes saíram hoje e os computadores pareados, cada um com Revogar. Pausar envios e Retomar envios valem para todos os computadores e não afetam o botão do WhatsApp de cada linha. Quando a extensão está ligada e sem contato há mais de 30 minutos, o menu mostra um alerta.

1.8 Agendamentos que o paciente faz sozinho

Quando a clínica abre a agenda online, o paciente marca pelo portal ou pela vitrine, e o agendamento aparece na agenda como qualquer outro, com algumas marcas a mais.

• O selo Online no card do calendário, na lista e no detalhe, ao lado de “Criado por: Paciente (portal)”.
• O selo Paciente novo quando a pessoa se cadastrou pela vitrine naquele agendamento.
• Cor âmbar com borda tracejada para o pedido que ainda espera a resposta da clínica. O pedido segura o horário, e a recepção, o Admin ou o profissional aprova ou recusa pelo sino ou pelo detalhe do agendamento.

Esses agendamentos entram no mesmo fluxo de lembretes e confirmação dos demais. O paciente também pode cancelar e remarcar sozinho, dentro do prazo que a clínica definiu, e a agenda recebe a mudança. Como ligar a agenda online, aprovar pedidos e tratar faltas está no módulo 8 deste manual.

1.9 Duração da consulta

A duração de cada consulta pode ser ajustada de três formas:

1. Escolhendo uma das opções prontas: 10, 15, 30 ou 45 minutos, 1h, 1h30 ou 2h.
2. Digitando um valor livre em minutos.
3. Deixando o valor que o tipo de consulta escolhido sugere.

Quando nenhum tipo é escolhido, o campo vem preenchido com a duração padrão da empresa, configurada em Minha Empresa.

1.10 Imprimir a agenda

O ícone de impressora, no topo da Agenda, gera uma folha com os agendamentos do período que está na tela, seja a visão de dia, semana ou mês. Sai uma linha por horário, com paciente, telefone, convênio e tipo de consulta.

Bloqueios de horário entram como uma linha “BLOQUEADO”, com o motivo na coluna do tipo de consulta, para ninguém encaixar um paciente ali por engano.

Agendamento cancelado não entra na folha, porque ela é o que vai acontecer no dia. Falta entra, marcada em texto, porque a impressão é em preto e branco. O pedido que ainda espera resposta entra com a marca “(aguardando confirmação)”.

Com um profissional selecionado no filtro do topo, a impressão sai só dele. Sem filtro, sai a agenda da clínica inteira, com o nome de quem atende em cada linha.

1.11 Fila de espera

1.11.1 Entrar na fila

Há dois caminhos.

Pelo agendamento. Abra um agendamento agendado ou confirmado e toque em “Adicionar à fila”.

Direto, sem agendamento prévio. É o encaixe. Na tela da Fila de Espera, toque no + e preencha paciente e profissional. Tipo de consulta e pacote de sessões são opcionais.

Os dois caminhos aceitam um recado para a recepção, como “chegou de muletas”. Esse recado não é o prontuário do atendimento, é só um aviso administrativo.

1.11.2 Chamar da fila

Cada linha da fila tem um botão Atender. Ele aparece para quem vai realizar a consulta: o profissional dono do atendimento, ou qualquer profissional do mesmo grupo, quando a clínica organiza por especialidade.

Tocar em Atender abre o atendimento. O prontuário em si está no módulo 2 deste manual.

Quem só recebe e organiza pacientes, como a recepção, não vê esse botão. Vê apenas o de remover da fila.

1.11.3 Ordem

A fila lista quem está esperando na ordem de chegada, numerada de cima para baixo: primeiro a entrar, primeiro da lista.

Um atendimento aberto há mais de um dia ganha um aviso em destaque, para não passar despercebido. Isso é comum em fisioterapia, onde o atendimento fica aberto por várias sessões.

Depois de atendido, o paciente sai da fila e aparece na aba Realizados, com filtro por período e por profissional.

1.12 O que costuma confundir

Arrastar não funciona para todo mundo. Só quem tem permissão de gerenciar agendamentos consegue mover um bloco no calendário: recepção, administração, ou o próprio profissional na agenda dele.

Bloqueio de horário se cadastra no perfil, não na Agenda. Quem procura “bloquear a agenda” dentro da tela de Agenda não encontra. O cadastro fica no perfil do profissional.

A fila não é só de hoje. Um atendimento que ficou aberto de um dia para o outro continua na fila, com aviso, em vez de desaparecer à meia-noite.

“Adicionar à fila” some se o agendamento já foi cancelado. A opção aparece apenas para agendamento ativo, agendado ou confirmado.

A Central de confirmações não aparece no menu. Ela só aparece quando o Admin liga os lembretes de consulta em Minha Empresa.

Pedido de agendamento não é consulta marcada. Ele segura o horário até alguém aprovar ou recusar, ou até o prazo acabar. Só depois de aprovado vira agendamento, entra nos lembretes e pode ser arrastado ou confirmado.