1. Agenda e fila de espera

1.1 O que é

A Agenda é onde a clínica marca as consultas do dia a dia: quem vem, com qual profissional e em qual horário.

A Fila de Espera é o passo seguinte. O paciente que chegou na clínica entra nela e espera até o profissional chamar. Ninguém precisa de senha de papel nem de alguém controlando a ordem de chegada na mão.

As duas telas ficam lado a lado no menu porque uma alimenta a outra. Um agendamento confirmado vira uma entrada na fila com um clique.

1.2 Agendar uma consulta

Na Agenda, toque no + do canto inferior direito ou clique num horário livre do calendário.

1.2.1 Os campos do formulário

Paciente. Busque pelo nome. Se ele ainda não tem cadastro, o + ao lado do campo abre um cadastro rápido sem sair do agendamento.

Profissional. Quem vai atender. Quem só atende a própria agenda já vê o próprio nome preenchido e não escolhe outro.

Horário de início e duração. A duração já vem sugerida. O valor sugerido é o padrão configurado da empresa, ou o intervalo do tipo de consulta escolhido. Você pode digitar outro valor em minutos.

Tipo de consulta. Quando a clínica cadastra tipos, como “Retorno” ou “Avaliação”, escolher um pinta o bloco na agenda com a cor daquele tipo e ajusta a duração sugerida.

Pacote de sessões. Se o paciente tiver sessões de um pacote a descontar, o campo já vem pré-marcado. Dá para trocar de pacote ou marcar “cobrar à parte”.

Observações. Texto livre, visível para quem administra a consulta.

1.2.2 Salvar

Salvar pede uma confirmação antes de gravar.

Se já existir um agendamento para o mesmo paciente, com o mesmo profissional e no mesmo horário de início, o sistema avisa e não deixa duplicar.

1.3 Reagendar arrastando no calendário

Na visão de Calendário, arraste o bloco do agendamento para outro horário, como no Google Agenda. Funciona nas três visões. Na visão de mês, arrastar muda o dia e o horário vai junto. Puxar a borda de baixo do bloco muda só a duração.

Quando o novo horário não é aceito, o bloco volta sozinho para o lugar de origem. Isso acontece se houver conflito com outro agendamento, se o profissional estiver de férias ou se o horário estiver fora do expediente cadastrado. A tela nunca mostra um horário que não foi realmente salvo.

Agendamento cancelado, marcado como falta ou já finalizado não se arrasta. Nesses casos o clique só abre a consulta.

1.4 Recorrência

Ao criar um agendamento, marque “Repetir” para abrir uma consulta que se repete. Ela pode ser diária, semanal ou mensal, com o intervalo entre as repetições e o número de sessões. Na repetição semanal, você escolhe em quais dias da semana. A opção existe só na criação, não na edição.

Editar, cancelar ou excluir um agendamento que faz parte de uma série sempre pergunta o alcance da ação: só esta sessão, esta e as seguintes, ou toda a série. É a mesma escolha que o Google Agenda oferece.

1.5 Bloqueio de horário

Férias, licença, congresso, feriado e reunião não se cadastram na Agenda. O cadastro fica na tela de perfil do profissional. Cada profissional cadastra o bloqueio dele, e o Admin cadastra o de qualquer um.

Criado o bloqueio, ele aparece sozinho na Agenda como uma faixa de fundo laranja no período, com o motivo no rótulo.

Bloquear não cancela as consultas que já estavam marcadas dentro do período. O sistema mostra a lista de quem tem hora marcada ali, com telefone, um atalho para avisar por WhatsApp com a mensagem de remarcação já pronta, e um atalho para abrir o agendamento e remarcar. Quem liga ou escreve para o paciente continua sendo a clínica. O sistema só organiza a lista.

1.6 Confirmação de agendamento

Um agendamento recém-criado nasce como agendado. O botão Confirmar muda o status para confirmado, normalmente depois que o paciente respondeu que vai comparecer. Outro botão gera um link de confirmação e abre o WhatsApp do paciente com a mensagem pronta.

O agendamento pode ser cancelado a qualquer momento, mesmo já confirmado. Se o cancelamento foi engano, ou se o paciente apareceu mesmo tendo recusado pelo link, dá para reabrir, desde que o horário ainda esteja livre.

1.7 Duração da consulta

A duração de cada consulta pode ser ajustada de três formas:

1. Escolhendo uma das opções prontas: 10, 15, 30 ou 45 minutos, 1h, 1h30 ou 2h.
2. Digitando um valor livre em minutos.
3. Deixando o valor que o tipo de consulta escolhido sugere.

Quando nenhum tipo é escolhido, o campo vem preenchido com a duração padrão da empresa, configurada em Minha Empresa.

1.8 Imprimir a agenda

O ícone de impressora, no topo da Agenda, gera uma folha com os agendamentos do período que está na tela, seja a visão de dia, semana ou mês. Sai uma linha por horário, com paciente, telefone, convênio e tipo de consulta.

Bloqueios de horário entram como uma linha “BLOQUEADO”, com o motivo na coluna do tipo de consulta, para ninguém encaixar um paciente ali por engano.

Agendamento cancelado não entra na folha, porque ela é o que vai acontecer no dia. Falta entra, marcada em texto, porque a impressão é em preto e branco.

Com um profissional selecionado no filtro do topo, a impressão sai só dele. Sem filtro, sai a agenda da clínica inteira, com o nome de quem atende em cada linha.

1.9 Fila de espera

1.9.1 Entrar na fila

Há dois caminhos.

Pelo agendamento. Abra um agendamento agendado ou confirmado e toque em “Adicionar à fila”.

Direto, sem agendamento prévio. É o encaixe. Na tela da Fila de Espera, toque no + e preencha paciente e profissional. Tipo de consulta e pacote de sessões são opcionais.

Os dois caminhos aceitam um recado para a recepção, como “chegou de muletas”. Esse recado não é o prontuário do atendimento, é só um aviso administrativo.

1.9.2 Chamar da fila

Cada linha da fila tem um botão Atender. Ele aparece para quem vai realizar a consulta: o profissional dono do atendimento, ou qualquer profissional do mesmo grupo, quando a clínica organiza por especialidade.

Tocar em Atender abre o atendimento. O prontuário em si está no módulo 2 deste manual.

Quem só recebe e organiza pacientes, como a recepção, não vê esse botão. Vê apenas o de remover da fila.

1.9.3 Ordem

A fila lista quem está esperando na ordem de chegada, numerada de cima para baixo: primeiro a entrar, primeiro da lista.

Um atendimento aberto há mais de um dia ganha um aviso em destaque, para não passar despercebido. Isso é comum em fisioterapia, onde o atendimento fica aberto por várias sessões.

Depois de atendido, o paciente sai da fila e aparece na aba Realizados, com filtro por período e por profissional.

1.10 O que costuma confundir

Arrastar não funciona para todo mundo. Só quem tem permissão de gerenciar agendamentos consegue mover um bloco no calendário: recepção, administração, ou o próprio profissional na agenda dele.

Bloqueio de horário se cadastra no perfil, não na Agenda. Quem procura “bloquear a agenda” dentro da tela de Agenda não encontra. O cadastro fica no perfil do profissional.

A fila não é só de hoje. Um atendimento que ficou aberto de um dia para o outro continua na fila, com aviso, em vez de desaparecer à meia-noite.

“Adicionar à fila” some se o agendamento já foi cancelado. A opção aparece apenas para agendamento ativo, agendado ou confirmado.