3. Pacientes

3.1 O que é

O módulo Pacientes reúne o cadastro de cada paciente da clínica e tudo que gira em torno dele: dados de contato e demográficos, anexos, nível de complexidade, anamnese, pacotes de sessão contratados e o histórico de atendimentos.

É por aqui, e por Minha Empresa, que a clínica traz a base de pacientes de outro lugar. Pode ser por planilha ou por uma migração direta de um sistema anterior.

3.2 Cadastrar um paciente

Na tela Pacientes, toque no + do canto inferior direito para abrir um cadastro novo, ou numa linha da lista para abrir um paciente que já existe. A busca no topo filtra por nome.

3.2.1 Campos obrigatórios

Nome, CPF e telefone são obrigatórios, tanto ao criar quanto ao editar depois.

Um paciente antigo que ainda não tinha telefone passa a pedir o preenchimento na próxima edição. O mesmo vale para o CPF.

A importação em massa é a exceção. Ela não passa por essas regras, de propósito: base vinda de outro sistema costuma chegar sem telefone, e recusar a linha inteira por isso inviabilizaria a migração.

3.2.2 Campos opcionais

Data de nascimento e e-mail.

Endereço. CEP, país, cidade, UF, bairro, endereço e número. Preencher o CEP e sair do campo busca o resto do endereço sozinho. Os campos continuam editáveis depois disso.

Tipo de paciente. Convênio, particular e o que mais a clínica cadastrar em Minha Empresa, aba “Tipos de paciente”.

Campos demográficos. Sexo, gênero, raça e cor, estado civil, escolaridade, ocupação, naturalidade, nome da mãe e responsável. Sexo e gênero são campos separados de propósito, para cobrir o caso de uma pessoa trans, por exemplo.

3.2.3 Editar, desabilitar e excluir

Um cadastro já existente abre em modo de visualização. O menu no canto superior esquerdo dá acesso a “Editar”, “Habilitar” ou “Desabilitar”, e “Excluir”. A exclusão pede uma justificativa antes de confirmar.

3.3 Importar e exportar pacientes em CSV

Na tela Pacientes, dois botões no topo importam e exportam a base inteira em planilha. Eles aparecem só para quem é Admin.

3.3.1 Exportar

Exportar CSV baixa um arquivo com todos os pacientes da clínica, um por linha, com todos os campos do cadastro. Tipo de paciente e complexidade saem já resolvidos pelo nome, e há uma coluna “ativo” com true ou false.

3.3.2 Importar

Importar CSV aceita um arquivo com cabeçalho na primeira linha. Só a coluna “nome” é obrigatória. São opcionais: documento, telefone, email, código legado, data de nascimento, endereço, tipo de paciente, complexidade e os campos demográficos.

Antes de gravar, a tela mostra uma prévia das primeiras linhas. Confirmar dispara a importação de verdade.

O resultado mostra quantos pacientes foram criados, quantos foram pulados e os erros linha a linha. Nomes repetidos dentro do próprio arquivo aparecem à parte, como aviso, para você conferir se são pessoas diferentes.

Reimportar o mesmo arquivo não duplica quem já entrou. A importação usa o código legado de cada linha para reconhecer quem já veio antes, e pula esses registros sem avisar linha a linha.

3.4 Importar de um sistema anterior

A migração de base de um sistema anterior é uma operação única da clínica, e fica em Minha Empresa, aba Importação. Só quem é Admin acessa essa tela. É diferente da planilha da seção anterior, que roda pela própria tela de Pacientes.

Dois sistemas são aceitos:

• Doctor (Doctor’s Office for Windows), que recebe um único arquivo .zip de backup.
• Clínica Ágil, que recebe um ou mais arquivos CSV soltos, ou um .zip com eles dentro. Cada arquivo é reconhecido pelo cabeçalho, e não pelo nome do arquivo.

3.4.1 O que cada origem traz

Doctor sempre traz o cadastro de pacientes. Se o backup incluir o arquivo de consultas, traz também o histórico de sessões realizadas. Se incluir o arquivo de prontuário, cada sessão do histórico chega com o texto que o profissional escreveu na época.

Clínica Ágil sempre traz o cadastro de pacientes. Quando os arquivos correspondentes são enviados junto, traz também o histórico de sessões, as avaliações já respondidas pelo paciente e o financeiro em aberto, com os lançamentos a receber já separados entre pago e pendente.

3.4.2 O passo a passo

O caminho é o mesmo para os dois sistemas.

1. Escolha o sistema de origem e envie o arquivo.
2. Toque em “Ver prévia”. Nada é gravado ainda. A tela mostra quantos pacientes o arquivo traz e uma amostra do que vai ser gravado. Quando o histórico cita profissionais, aparece a lista de nomes encontrados no arquivo para você vincular a um profissional cadastrado na clínica. A sugestão de vínculo já vem preenchida quando o nome bate, e pode ser trocada.
3. Toque em “Importar N paciente(s)” para confirmar. A importação roda em segundo plano, então dá para continuar usando o sistema, e o andamento aparece na própria tela.

Não duplica quem já está cadastrado. Reenviar o mesmo arquivo, ou um arquivo mais recente do mesmo sistema, reconhece pelo identificador de origem quem já foi importado e não grava de novo. Isso vale para pacientes, sessões, avaliações e lançamentos financeiros.

3.4.3 O registro das importações

Cada execução fica na lista “Importações realizadas”, com a data, quem rodou, quantos pacientes trouxe e o botão para baixar os recusados. Os recusados vêm numa planilha com o motivo de cada linha que não entrou.

Uma importação pode ser revertida, o que apaga os pacientes que ela trouxe. Quem já tem agendamento ou atendimento no sistema é preservado, mesmo na reversão.

3.5 Anexos do paciente

Na aba “Documentos” do cadastro, arraste um arquivo para a área pontilhada, ou clique nela, para anexar exame laboratorial, exame de imagem, laudo, receita externa, documento pessoal, termo de consentimento ou outro arquivo.

Aceita PDF, JPG, PNG, GIF e WebP, até 10 MB. Cada anexo recebe um tipo, uma descrição opcional e a data do documento, que não pode ser futura.

A lista aceita filtro por tipo e por período. Cada anexo pode ser visualizado sem sair da tela, baixado ou removido. Remover pede uma justificativa.

3.6 Complexidade do paciente

A aba “Complexidade” mostra a complexidade atual do paciente e permite trocar. Escolha uma das complexidades cadastradas pela clínica, em Minha Empresa, aba “Complexidades”, e toque em “Salvar”.

Toda troca fica registrada no histórico logo abaixo, com a data de cada complexidade que o paciente já teve.

3.7 Anamnese pela aba do paciente

A aba “Anamnese” é onde a anamnese é preenchida e consultada fora de um atendimento. Ela aparece só para quem está cadastrado como profissional de saúde.

É o mesmo formulário versionado descrito no módulo 2, que pertence ao paciente e não a uma consulta específica. Preencher, atualizar, ver o histórico de versões e imprimir funcionam do mesmo jeito que na tela de atendimento.

3.7.1 Enviar o link para o paciente preencher

O botão “Enviar para o paciente preencher” gera um link público e abre o WhatsApp do paciente com a mensagem pronta. Se o paciente não tiver telefone cadastrado, o sistema copia o link para a área de transferência. O botão aparece tanto quando o paciente ainda não tem anamnese quanto quando já tem uma preenchida.

Esse link tem três travas:

1. CPF. Para abrir o formulário, quem recebe o link informa os últimos 4 dígitos do CPF do paciente. Errar 5 vezes bloqueia o link por segurança, e a clínica precisa gerar um novo.
2. Prazo. O link expira em 7 dias. Passado o prazo, ele para de funcionar e é preciso gerar outro.
3. Uso único. Depois que o paciente conclui o preenchimento, o mesmo link não abre mais, nem para consultar o que foi enviado. Tocar de novo em “Enviar para o paciente preencher” gera um link novo e invalida o anterior.

A anamnese preenchida por esse caminho entra no histórico com um selo “Preenchida pelo paciente”, visualmente diferente da autoria de um profissional. Nenhum usuário do sistema é vinculado como autor.

3.8 Pacotes de sessão do paciente

A aba “Pacotes” lista os pacotes vendidos a este paciente, com saldo de sessões, situação e o que já foi pago. A situação pode ser ativo, esgotado, vencido ou cancelado.

“Vender pacote” escolhe um pacote do catálogo da clínica, em Minha Empresa, aba “Pacotes”. A validade vem sugerida a partir do catálogo e pode ser editada nesta venda. A cobrança pode ser à vista ou parcelada.

Abrir um pacote da lista mostra o histórico de consumo sessão a sessão. Ali dá para estornar um consumo específico, o que pede justificativa, ou cancelar a venda inteira.

3.9 Histórico de atendimentos

A aba “Histórico de Atendimento” lista, do mais recente para o mais antigo, cada atendimento já realizado com o paciente: data, profissional e os documentos emitidos em cada um, como prescrições, atestados, laudos e solicitações de exame. Clicar num atendimento abre o detalhe completo, com a opção de reimprimir cada documento. A aba aparece só para quem está cadastrado como profissional de saúde.

Pacientes que vieram de uma importação de sistema anterior e já tinham sessões registradas aparecem numa lista separada, abaixo dos atendimentos de verdade. Nessa lista há só a data e, quando o arquivo trouxe, o texto do prontuário da época. Não há documento para reabrir.

No topo da aba ficam também os botões de prontuário completo, para imprimir ou assinar todos os atendimentos do paciente de uma vez, e, só para Medicina, o de compartilhar o próprio histórico deste paciente com outro profissional. Os dois estão descritos no módulo 2.

3.10 O que costuma confundir

A importação de sistema anterior não fica na tela de Pacientes. É uma migração feita uma vez pela clínica, e mora em Minha Empresa, aba Importação, só para quem é Admin.

A importação não segue as mesmas regras do cadastro pela tela. Pela tela, CPF e telefone são obrigatórios. Na importação em massa, só o nome é, porque base legada chega incompleta e recusar a linha inteira travaria a migração.

Nem todo sistema de origem traz a mesma coisa. O Doctor traz cadastro e, quando o backup inclui os arquivos certos, histórico de sessões com prontuário. O Clínica Ágil, além de cadastro e sessões, traz avaliações respondidas e o financeiro em aberto.

O link de anamnese não serve para consultar depois de preenchido. Uso único significa que ele não abre de novo nem para o paciente conferir o que enviou. Quem precisa ver a resposta olha pela aba Anamnese do cadastro.

Remover um anexo e reverter uma importação pedem justificativa. As duas ações têm um campo de texto obrigatório antes de confirmar.