5. Financeiro e pacotes de sessão

5.1 O que é

É o controle financeiro da clínica: o que precisa ser pago, o que precisa ser recebido, o que já entrou ou saiu de fato, e quanto ainda está previsto pelos agendamentos marcados.

Também é aqui que a clínica define quanto cobra por profissional e monta os pacotes de sessões que vende aos pacientes, com saldo e validade controlados pelo sistema.

5.2 Contas a pagar e a receber

A tela “Financeiro” fica no menu lateral. Ela aparece para Administração e para quem é Profissional de saúde. A Recepção não tem acesso.

Duas abas separam os lançamentos: “Contas a pagar” e “Contas a receber”. Quem tem Profissional mas não tem Administração enxerga só a aba Receber, e só os próprios recebimentos. Nunca as contas a pagar da clínica, nem o recebimento de outro profissional.

5.2.1 Os totais e os filtros

No topo, quatro cartões somam o período filtrado: total a pagar, total a receber, previsto e saldo. A previsão tem uma seção própria mais abaixo.

Os filtros logo em seguida recortam por data, com o mês atual da clínica como padrão, por status, por categoria e, só na aba Receber, pelo interruptor que liga e desliga a previsão. Os status são Pendente, Vencido, Liquidado e Cancelado.

5.2.2 Criar um lançamento

O +, “Novo lançamento”, abre o cadastro: descrição, categoria, valor, vencimento e a opção de parcelar em várias vezes. Ao parcelar, você informa o número de parcelas, o valor total é dividido e a última parcela absorve o arredondamento.

Há ainda o campo de profissional, que é opcional e fica escondido de quem só é Profissional, porque essa pessoa sempre lança em nome de si mesma. Em Contas a receber existe também o campo de paciente.

Um lançamento já criado abre para edição pelo menu de três pontos, mas só enquanto estiver Pendente. Liquidado ou cancelado não se edita mais: mudar valor ou data depois de pago faria a baixa deixar de bater com o que foi recebido de verdade.

5.3 Dar baixa em um lançamento

“Dar baixa”, no menu de um lançamento Pendente, registra que o pagamento ou o recebimento aconteceu.

Informe a data e, se quiser, a forma: Pix, dinheiro, cartão de crédito, cartão de débito, boleto, transferência, ou digite uma forma diferente. Confirmar muda o status para Liquidado.

5.4 Cancelar ou estornar

As duas ações aparecem no menu de três pontos do lançamento, mas resolvem problemas opostos. É a dúvida mais comum de quem usa a tela.

Cancelar é para o que nunca vai acontecer: uma cobrança lançada por engano, um serviço que não vai mais ser prestado. Só existe para lançamento ainda Pendente. O lançamento sai da lista de em aberto e deixa de contar nos totais, mas continua visível e riscado, sem apagar o histórico.

Estornar desfaz um recebimento ou pagamento que foi dado como liquidado por engano. A conta volta a ficar Pendente e ativa, contando de novo nos totalizadores. Só existe para lançamento Liquidado, exige um motivo por escrito e fica registrado no item da lista até a próxima baixa, no formato “Estornado por Fulano, voltou a ficar em aberto”.

Um exemplo de cada. Uma consulta cobrada errada, que nunca vai ser paga, se cancela. Uma consulta já paga, cuja baixa foi lançada com o valor ou a forma errada, se estorna, para dar baixa de novo depois.

5.5 Parcelamento e histórico

Um lançamento avulso e ainda Pendente pode ser parcelado depois de criado. Na edição, ligue o interruptor “Parcelar em várias vezes” antes de salvar. O lançamento original vira Cancelado e as parcelas novas nascem no lugar dele, com o mesmo valor total.

Uma parcela que já faz parte de uma série não pode ser reparcelada.

“Ver histórico”, no menu de três pontos, mostra de um lançamento por vez cada edição de campo, cada baixa e cada estorno, com quem fez e quando. Um lançamento que nunca foi alterado mostra a lista vazia.

5.6 Categorias financeiras

O botão “Categorias”, no topo da tela, cadastra as categorias usadas para classificar lançamentos. Elas são separadas por tipo, a pagar ou a receber, conforme a aba aberta no momento.

O lápis edita a descrição e o interruptor ativa ou desativa. Uma categoria em uso por algum lançamento não pode ser excluída, só desativada.

Em Contas a receber, a estrela ao lado de cada categoria marca a categoria padrão do lançamento automático de atendimento finalizado. Só uma pode estar marcada por vez, e marcar uma desmarca a anterior. Sem nenhuma marcada, o lançamento automático nasce sem categoria, e a clínica classifica depois, editando.

5.7 Previsão de contas a receber

A previsão não é dinheiro lançado, e é isso que confunde.

Na aba Contas a receber, acima da lista normal, aparece a previsão do período, com borda tracejada para ficar visualmente diferente. São os agendamentos já marcados que ainda não viraram atendimento finalizado.

Ela é calculada na hora, a cada consulta à tela, e nunca é gravada como lançamento. O cartão “Previsto” soma só essa lista, separado do “Total a receber”, que conta apenas o que já foi lançado de verdade. Os dois nunca se somam.

5.7.1 O que faz a previsão mudar

Remarcar, cancelar ou trocar o profissional de um agendamento muda a previsão sozinha, porque ela é recalculada a cada vez.

Ela desaparece quando o atendimento correspondente é finalizado, e aí vira lançamento de verdade pela tabela de preço, ou quando o agendamento é cancelado.

5.7.2 Itens sem valor

Um item pode aparecer sem valor em três situações:

• “Sem tipo de consulta definido”, quando o profissional tem preço cadastrado só por tipo de consulta e o agendamento não tem tipo definido.
• “Sem preço cadastrado”, quando o profissional não tem nenhum preço na tabela.
• “Coberto por pacote”, que nunca tem valor, porque a sessão já foi paga na venda do pacote.

O interruptor “Mostrar previsões de agendamento” liga e desliga a lista inteira. A preferência fica salva no navegador e não afeta os outros totalizadores.

5.8 Faturamento no painel

O Dashboard, a tela inicial do sistema, mostra o cartão “Faturamento” com o total dos atendimentos finalizados no período, comparado com o período anterior.

Administração vê a clínica inteira. Quem só é Profissional vê apenas os próprios atendimentos. A Recepção não vê esse cartão.

O período é escolhido em “Meu Perfil”, botão “Editar perfil”, campo “Recorte do faturamento”. As opções são “Mês atual” e “Últimos 30 dias”.

5.9 Tabela de preço por profissional

Administração acessa por Minha Empresa, aba “Tabela de preço”. Quem só é Profissional acessa por uma tela própria, porque o preço é informação de cada um.

O + cadastra um valor para um profissional, por tipo de consulta específico ou como “Preço padrão”. O preço padrão é usado quando o atendimento não bate com nenhum tipo cadastrado à parte.

Administração escolhe qualquer profissional da clínica. Quem só é Profissional cadastra e edita apenas o próprio preço.

Um tipo de consulta que já tem preço para aquele profissional some da lista de opções, para ninguém cadastrar a mesma combinação duas vezes. Clicar num preço já cadastrado abre a edição, que muda só o valor: profissional e tipo de consulta são fixos naquela combinação.

“Ver histórico” lista as alterações de todos os preços, sem filtro.

O valor vigente é gravado no atendimento no momento em que ele é finalizado, e fica congelado ali. Mudar a tabela depois não altera nenhum atendimento já concluído, só os que ainda vão ser finalizados.

5.10 Pacotes de sessão: o catálogo da clínica

Administração acessa por Minha Empresa, aba “Pacotes”. Quem só é Profissional acessa por uma tela própria, apenas para consultar o catálogo, sem editar.

O + cadastra um pacote com:

• nome;
• quantidade de sessões;
• valor;
• validade em dias após a compra, opcional; em branco, o pacote não vence;
• tipo de consulta que ele cobre, opcional; “Qualquer atendimento” cobre qualquer tipo;
• se permite que outro paciente consuma sessão dele.

Um pacote já cadastrado abre para edição, ou para ativar e desativar pelo menu de três pontos. Desativar tira o pacote da vitrine de venda sem apagar as vendas já feitas.

Este catálogo é só o que a clínica oferece. Vender a um paciente e descontar sessão acontecem nas telas da próxima seção.

5.11 Vender um pacote e acompanhar o consumo

A venda fica na ficha do paciente, aba “Pacotes”. Administração, Recepção e Profissional podem vender e desfazer.

“Vender pacote” escolhe um pacote do catálogo. A validade vem sugerida a partir do catálogo e pode ser editada nesta venda. A cobrança pode ser à vista ou parcelada, com categoria e forma de pagamento. A venda gera o lançamento, ou as parcelas, em Contas a receber, igual a um lançamento manual.

5.11.1 O detalhe de um pacote vendido

Abrir um pacote já vendido mostra o saldo, a situação e o histórico de consumo sessão a sessão, com quem atendeu. Quando o pacote permite terceiros e a sessão foi consumida por outro paciente, o nome de quem consumiu também aparece.

A situação pode ser Ativo, Esgotado, Vencido ou Cancelado. Ela é calculada na hora, nunca gravada.

Dali saem duas ações:

1. Estornar uma sessão consumida, pelo ícone de desfazer num consumo específico. Devolve o saldo e exige motivo. O mesmo atendimento pode voltar a consumir uma sessão depois.
2. Cancelar a venda inteira, pelo menu de três pontos no topo do detalhe, também com motivo obrigatório. As parcelas ainda Pendentes cancelam junto. Uma parcela já liquidada não é mexida: o sistema avisa quanto já entrou, e quem cancelou decide a devolução por fora.

5.11.2 Quando a sessão é descontada

O consumo acontece na finalização do atendimento. Também pode acontecer na falta, se a clínica ligar essa opção nas preferências, o que está no módulo 7.

O saldo nunca impede marcar ou finalizar uma consulta. Sem pacote elegível, o sistema cobra normal pela tabela de preço.

A única situação em que o sistema recusa é alguém escolher de propósito um pacote que não serve: vencido, esgotado, de um tipo de consulta diferente, ou de outro paciente sem permitir terceiros. Aí a tela avisa com uma mensagem clara.

5.12 O que costuma confundir

Previsão não é lançamento. A lista de previsão e o cartão “Previsto” nunca entram na mesma soma de “Total a receber”. Previsão é só o que a agenda promete, calculada de novo a cada consulta à tela.

“Vencido” não é um status que alguém marca. É um lançamento Pendente cuja data de vencimento já passou, medida pelo relógio da clínica e recalculada a cada vez que a tela abre. Por isso ele muda de Pendente para Vencido sozinho, da noite para o dia.

Cancelar e estornar resolvem coisas opostas. Cancelar é para o que nunca vai acontecer, existe só em Pendente e não exige motivo no lançamento manual. Estornar desfaz uma baixa indevida e devolve a conta para em aberto, existe só em Liquidado e sempre exige motivo. Nos pacotes, tanto cancelar a venda quanto estornar uma sessão consumida exigem motivo.

Pacote sem saldo nunca trava o atendimento. Vencido, esgotado ou inexistente, o sistema segue marcando e finalizando normalmente, e cobra pela tabela de preço. Ele só recusa quando alguém escolhe um pacote que não serve.

O preço muda para a frente, nunca para trás. O valor gravado num atendimento já finalizado não muda se a tabela de preço mudar depois.

A Recepção não abre o Financeiro, mas vende pacote de sessão. A venda e o cancelamento de pacote ficam na ficha do paciente, e não na tela Financeiro. Por isso continuam abertos à Recepção, mesmo ela não vendo contas a pagar, a receber nem a tabela de preço.