6. Cadastros e modelos

6.1 O que é

É onde a clínica configura o vocabulário que o resto do sistema usa todo dia: os tipos que classificam paciente e consulta, o nível de complexidade de cada caso, e os textos e formulários prontos para reaproveitar num atendimento.

Alguns desses cadastros valem para a clínica inteira. Outros, a família de modelos de formulário e de documento, têm três camadas: um catálogo pronto entregue pelo sistema, o que a clínica monta para todo mundo usar e o que cada profissional monta só para si.

6.2 Tipos de paciente

O cadastro fica em “Minha Empresa”, aba “Tipos de paciente”. A tela é restrita a quem tem o papel Admin.

O + cadastra um nome livre, como convênio, plano de saúde ou particular. Esse nome é usado depois no cadastro de cada paciente.

Um tipo já criado abre para renomear, ou para ativar e desativar pelo menu de três pontos. Excluir só funciona enquanto nenhum paciente estiver com aquele tipo marcado. Se algum estiver, o sistema recusa, e a saída é desativar.

Quem só tem o papel Profissional também pode criar, editar e apagar tipos de paciente, porque o sistema permite, mas não encontra o caminho pela navegação: a tela mora dentro de “Minha Empresa”, que só aparece no menu para Admin.

6.3 Tipos de consulta

Mesmo lugar, aba “Tipos de consulta”. Cada tipo tem uma descrição, uma cor e uma duração padrão em minutos, de 5 a 480.

A cor identifica o agendamento na agenda. A duração é uma sugestão: ao escolher o tipo na hora de marcar uma consulta, o campo de duração é preenchido com esse valor, e continua editável para o caso a caso.

Excluir um tipo já usado em algum agendamento é recusado. O sistema orienta desativar em vez de apagar.

6.4 Complexidades

Ainda em “Minha Empresa”, aba “Complexidades”. Cada complexidade tem um nome e uma cor, e serve para classificar o caso de cada paciente. A complexidade atual fica marcada na ficha do paciente, com histórico de quando mudou.

Vale o mesmo padrão das duas telas acima: excluir uma complexidade já atribuída a algum paciente é recusado, e a saída é desativar.

6.4.1 Regras de agendamento por complexidade

A aba “Regras de agendamento” também fica em “Minha Empresa”. Esta é exclusiva do Admin, e nem o Profissional tem o caminho liberado pelo sistema.

Uma regra combina uma ou mais complexidades, cada uma com um limite máximo de pacientes simultâneos.

Um exemplo. A regra “Sala de fisioterapia”, com “Baixa: até 2” e “Média: até 2”, impede um terceiro agendamento de complexidade baixa, ou um terceiro de complexidade média, no mesmo horário. Ao tentar marcar o que estouraria o limite, o agendamento é recusado com o nome da regra na mensagem.

Um paciente sem complexidade registrada nunca aciona regra nenhuma.

A regra pode ser desativada sem apagar. O histórico de quem criou continua, e ela some da checagem até ser reativada.

6.5 Modelos de formulário: anamnese e ficha de estética

O cadastro fica em “Meu Perfil”, atalho “Modelos de formulário”, visível a quem tem o papel Admin ou Profissional.

É onde ficam os formulários que o profissional preenche com o paciente:

• a anamnese, o histórico clínico, preenchida uma vez e reaproveitada em qualquer atendimento seguinte;
• a ficha de estética, preenchida atendimento a atendimento, com marcação de pontos numa imagem de referência.

As duas abas do topo da tela, “Anamnese” e “Ficha”, separam os modelos por essa finalidade. Por baixo, é o mesmo tipo de cadastro nos dois casos.

6.5.1 Os três escopos

Todo modelo pertence a um destes três grupos, mostrados como uma etiqueta no canto do card.

Catálogo. Modelos prontos, entregues pelo sistema. Ninguém edita um modelo de catálogo, nem mesmo o Admin. A única ação disponível é “Duplicar”, que cria uma cópia própria e editável. Nesses cards o clique de “Duplicar” substitui o de abrir, já que abrir um modelo de catálogo só permite ver.

Da clínica. Monta um Admin, e todo profissional da clínica enxerga e usa para preencher. Só quem tem o papel Admin edita. Um Profissional que não é Admin vê esses modelos na lista e pode duplicá-los, mas não editá-los.

Do profissional. Nasce quando quem cria não é Admin. Só o dono vê e edita, e ninguém mais da clínica enxerga.

Quem cria um modelo novo não escolhe o escopo. Ele é decidido pelo papel de quem está logado: Admin cria da clínica, Profissional cria o próprio.

O filtro “Meus modelos” contra “Catálogo”, no topo da lista, agrupa modelo próprio e da clínica do lado “Meus modelos”, já que os dois aparecem editáveis, ou ao menos visíveis, para quem está olhando.

6.5.2 Seções e perguntas

Um modelo é uma lista de seções, como “Antecedentes pessoais”, cada uma com as perguntas dela. Seções e perguntas são reordenadas por setas para cima e para baixo. Não há editor de arrastar e soltar.

Cada pergunta tem um enunciado e um tipo de resposta:

• Texto curto e Texto longo.
• Sim/Não, e a variação Sim/Não com detalhe, que abre um campo de texto extra só quando a resposta é Sim. O caso típico é “usa medicação contínua? qual?”.
• Escolha única e Escolha múltipla, com as opções digitadas separadas por vírgula.
• Número, com uma unidade opcional como kg, e Data.
• Uma variação de três estados, rotulada “Não sei/Não/Sim com detalhe”. Funciona como o Sim/Não com detalhe, e acrescenta o estado “Não sei”, que grava um valor próprio, diferente de “Não”.
• Bloco de texto, que não é pergunta. É um texto fixo exibido no meio do formulário, para encaixar um termo de responsabilidade entre as perguntas, por exemplo.
• Tabela de aplicações, com linhas fixas por região do corpo, como Frontal e Corrugador Esquerdo, cada uma recebendo uma quantidade aplicada. É o tipo que sustenta a ficha de estética com marcação de pontos numa imagem, e há um atalho que já preenche as regiões faciais mais comuns de toxina botulínica.

Cada pergunta tem ainda dois interruptores independentes. “Obrigatória” bloqueia salvar o preenchimento sem responder. “Alerta no atendimento” faz a resposta aparecer destacada em vermelho no topo da tela do atendimento.

Um modelo do tipo Ficha aceita também uma imagem de referência, como um mapa de musculatura ou um par de rostos, enviada depois que o modelo já existe.

6.5.3 Escolher quais modelos aparecem para preencher

A terceira aba da tela, “Preenchimento”, é pessoal. Cada profissional marca ali quais modelos ativos aparecem para ele na hora de escolher um formulário.

Desmarcar aqui não desativa o modelo para os colegas. Só tira da lista de quem desmarcou. Quem nunca abriu essa aba continua vendo todos os modelos ativos.

É uma camada diferente do interruptor “Ativo” da edição. “Ativo” desligado aposenta o modelo para a clínica inteira. Esta aba só filtra o que um profissional específico prefere ver.

6.5.4 Excluir um modelo

A exclusão só existe para modelo próprio ou da clínica, com a mesma regra de quem edita. O catálogo nunca se apaga, nem pelo Admin.

Ela pede confirmação e fica registrada, com quem excluiu e quando, mesmo sem uma tela própria para consultar esse histórico depois.

Anamneses e fichas já preenchidas com o modelo continuam intactas. Só o modelo some da lista de escolha.

6.6 Modelos de documento: termos e orientações

O cadastro fica em “Meu Perfil”, atalho “Modelos de documento”.

É um texto pronto, como termo de consentimento ou orientação pós-operatória, que o profissional insere no descritivo do atendimento e edita em cima, em vez de digitar tudo de novo a cada consulta. A inserção acontece de dentro do atendimento, e está no módulo 2.

O conteúdo aceita negrito, itálico, sublinhado e listas. Pode conter variáveis como nome do paciente, data e nome do profissional, substituídas pelos dados reais só no momento em que o texto é inserido no atendimento.

Este cadastro segue os mesmos três escopos dos modelos de formulário e a mesma regra de quem edita, com duas diferenças:

1. Hoje não existe nenhum modelo de catálogo pronto entregue pelo sistema aqui. Só da clínica e do profissional.
2. Não há botão de excluir nem de duplicar. Só o interruptor “Ativo”, para tirar um modelo de circulação sem apagar.

6.7 Modelos de receita e kits de exame

São dois cadastros de apoio a documentos, detalhados no módulo 4.

O modelo de receita guarda um conjunto de medicamentos pronto para aplicar numa prescrição nova. Ele é gerenciado de dentro da própria emissão do receituário.

O kit de exame guarda uma lista de exames que o profissional sempre pede junto. Ele tem tela própria, também em “Meu Perfil”.

Os dois são sempre do profissional que os criou. Não têm os três escopos da família de modelos acima.

6.8 O que costuma confundir

Tipos de paciente, tipos de consulta, complexidades e regras de agendamento não têm link no menu lateral. Eles moram em “Minha Empresa”, que só aparece para quem tem o papel Admin. Um Profissional sem esse papel não encontra o caminho pela navegação, mesmo quando o sistema permitiria a ele editar tipos de paciente, tipos de consulta e complexidades. Regras de agendamento é território exclusivo do Admin, inclusive pelo sistema.

Excluir tipo, complexidade ou regra em uso é recusado. A saída é sempre desativar, nunca forçar a exclusão. O histórico de quem já usou aquele cadastro precisa continuar íntegro.

O catálogo de modelos nunca se edita, só se duplica. Isso vale mesmo para o Admin. Quem quer partir de um modelo pronto e mudar alguma coisa duplica primeiro, e edita a cópia.

Modelo de formulário e modelo de documento parecem a mesma coisa, mas divergem na exclusão. O de formulário, anamnese e ficha, pode ser excluído, com rastro de quem e quando. O de documento, termo e orientação, só tem o interruptor “Ativo”, sem exclusão nem duplicação.

Desmarcar um modelo na aba “Preenchimento” não desativa para a clínica. É uma preferência pessoal de quem desmarcou. Os colegas continuam vendo o modelo, e “Ativo” segue sendo o único jeito de aposentar um modelo para todo mundo.